Cuando eliminar las reuniones tres días a la semana aumenta un 73% la productividad

Cristina mira su agenda para el día siguiente y suspira: tiene diez reuniones seguidas de nueve de la mañana a cuatro de la tarde. Con suerte, quizás las del mediodía no se alarguen demasiado y pueda almorzar en lugar de merendar. A estas alturas ya debería estar acostumbrada, porque de media tiene unos siete encuentros de este tipo al día, de entre 30 y 45 minutos en la mayoría de los casos, pero no consigue habituarse. Entre otras cosas porque retrasan su trabajo (es marketing manager de una importante multinacional) y tiene que echar horas extras por costumbre y sin remunerar. También, porq...

Cristina mira su agenda para el día siguiente y suspira: tiene diez reuniones seguidas de nueve de la mañana a cuatro de la tarde. Con suerte, quizás las del mediodía no se alarguen demasiado y pueda almorzar en lugar de merendar. A estas alturas ya debería estar acostumbrada, porque de media tiene unos siete encuentros de este tipo al día, de entre 30 y 45 minutos en la mayoría de los casos, pero no consigue habituarse. Entre otras cosas porque retrasan su trabajo (es marketing manager de una importante multinacional) y tiene que echar horas extras por costumbre y sin remunerar. También, porque considera que más de la mitad de esas reuniones son innecesarias.

Una percepción que no solo tiene Cristina (nombre inventado para preservar su anonimato). Myriam Domínguez, asistente de Comunicación y Prensa del Consejo de la Unión Europea, piensa lo mismo, y varios estudios apuntan en una dirección similar. Por eso, un grupo de investigadores del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en inglés) decidió llevar a cabo un experimento bastante particular, eliminar por completo las reuniones en 76 empresas de más de 1.000 trabajadores varios días a la semana para comprobar cómo afectaba al rendimiento de los empleados. Los resultados que obtuvieron sorprendieron a los propios autores del estudio: las compañías consiguieron aumentar su productividad hasta un 73% y el estrés de los empleados se redujo hasta en un 57%.

“Las reuniones te suelen exigir un nivel alto de concentración, el cual es imposible mantener al máximo durante mucho tiempo. A eso hay que sumarle el aumento de reuniones desde que comenzó la pandemia, pues donde antes teníamos una ahora podemos meter cuatro, gracias a las videollamadas. Así, el cansancio por el grado de activación que requieren estos encuentros, sumado a que no nos movemos para despejarnos y a la constante exposición a la pantalla, reducen el rendimiento y aumentan el estrés”, explica a S Moda Mariela Checa, psicóloga especializada en el ámbito laboral y decana del Colegio Oficial de Psicología.

Para realizar el estudio, los investigadores del MIT dividieron a las empresas en cinco grupos en función del número de días que eliminarían por completo las reuniones, de uno a cinco. Los resultados apuntan a que el mayor beneficio lo obtuvieron aquellas compañías que suprimieron estos encuentros laborales tres días a la semana: un 73% más de productividad, un 65% más de satisfacción de los empleados y un 57% menos de estrés. Con menos o más jornadas sin reuniones el grado de efectividad de esta medida era menor.

“Aunque pueda parecer contradictorio, nuestra investigación concluyó que tener demasiadas reuniones resta valor a la colaboración efectiva y desconcentra a los trabajadores en sus horas más productivas. Nuestra conclusión es que el número óptimo de días libres es de tres, dejando dos disponibles para estos encuentros por dos razones: mantener las conexiones sociales y administrar los horarios semanales”, señalan los autores del estudio.

Para mantener la comunicación entre los empleados en los días libres de reuniones, los investigadores explican que las empresas usaron herramientas de gestión profesional, como Slack o Microsoft Teams. Unas aplicaciones que, además de permitir a los trabajadores conectarse entre sí sin perder la concentración ni estresarse, hicieron que se redujesen los malentendidos, pues al estar todo por escrito los implicados podían volver a leer los mensajes cuando quisiesen si no recordaban algo o no lo habían entendido bien.

Las reuniones son efectivas en su justa medida

A pesar de estos datos, el estudio subraya que las reuniones son útiles en su justa medida, y que es el exceso de ellas lo que las hace improductivas. Por ello, los autores recomiendan que para estos encuentros se establezca una agenda clara y unos objetivos concretos, lo que hará que sus responsables se la hayan preparado a conciencia y los asistentes tengan material previo antes de asistir, lo que ayudará a que todos se centren en lo fundamental y no se vayan por las ramas.

“Las reuniones son importantes para establecer los objetivos y evaluar los logros de las organizaciones, y en este sentido hay que tener en cuenta que los trabajadores necesitan sentirse escuchados, tomados en cuenta y percibir que su tiempo es valioso. No obstante, realizar reuniones constantemente genera desinterés, en especial cuando están organizadas sin antelación, sin preparación y con temas poco relevantes, y sensación de pérdida de tiempo. Y esto hace que el rendimiento laboral decaiga”, explica Angélica Acosta, psicóloga clínica del servicio de psicólogos en línea Psonrie.

Myriam Domínguez comparte esta opinión. A pesar de considerar que la mitad de las reuniones que tiene son innecesarias, admite que estos encuentros le parecen “positivos cuando son con compañeros que trabajan en un mismo proyecto y sirven para perfilar el trabajo, pues ahorran tiempo y malentendidos”.

Eliminar las reuniones varios días, difícil

Tanto psicólogas como trabajadoras coinciden, por tanto, en que es necesario reducir el número de reuniones a las que se enfrentan habitualmente muchas profesionales. Sin embargo, ven difícil que en España se vaya a aplicar algo parecido al experimento llevado a cabo por el estudio del MIT.

“Se tienen que reducir, y que igual estén por las mañanas solo. Y que se hagan si realmente hay temas de agenda que tratar, para todo lo demás se puede hacer un seguimiento por mail. Yo ya estoy tratando de dejarme los viernes libres, pero la verdad es que no es realista. El viernes pasado también tuve reuniones de nueve de la mañana a cuatro de la tarde, sin parar. Sería maravilloso reducirlas a solo dos días, pero me cuesta creer que eso pueda aplicarse en España”, señala, resignada, Cristina.

Myriam Domínguez también cree que “sería muy beneficioso acotar los días y los horarios de las reuniones para gestionar mejor su tiempo” y no tener que hacer horas extra por costumbre y sin remunerar, como le sucede a Cristina, pero ella también considera que “es muy difícil” que las instituciones europeas reduzcan estos encuentros.

Y lo ven complicado porque no creen que sus jefes consideren las reuniones ineficaces. Una disparidad de percepciones entre responsables de equipos y trabajadores que, según Angélica Acosta, puede obedecer a la necesidad de los primeros de reafirmar los objetivos y evaluar el rendimiento de los trabajadores constantemente. Algo que ha aumentado especialmente durante la pandemia con la extensión del teletrabajo.

Para Mariela Checa, más que concentrarlas, habría que racionalizar su convocatoria, volver a una lógica prepandemia y disminuir tanto su número como su duración, aunque sigan distribuidas a lo largo de los cinco días de la semana. “Para que sean efectivas, deben ser rápidas y estar enfocadas en la productividad”, subraya.