El reto de las empresas para volver a las oficinas: turnos, toma de temperatura y distancia

Si alguien despertase hoy de un coma, o cualquier otra circunstancia que le hubiese impedido estar al tanto de lo que ha sucedido en el mundo en los últimos siete meses, y se reincorporase a su puesto de trabajo en una oficina, volvería a un entorno que jamás hubiese imaginado. A su regreso es probable que el torno de entrada ya no funcione con su huella digital o la tarjeta. Tampoco podrá entrar sin una mascarilla, y en muchos centros de trabajo le tomarán la temperatura al entrar y tendrá dispensadores de gel hidroalcohólico en muchas esquinas; su compañero de mesa estará ahora sentado en otra, o a dos metros de distancia, también con mascarilla. O habrá desaparecido porque le tocará el turno de trabajar desde su casa. Aunque algunas firmas ya llevan meses siguiendo estos protocolos para proteger a su plantilla de los contagios de la covid-19, otras tantas han esperado hasta ahora para la vuelta a la oficina. “La prueba de fuego será en septiembre”, avisó esta semana Camil Ros, secretario general de UGT en Cataluña. Si los rebrotes lo permiten, este es el panorama que se van a encontrar los trabajadores que han enlazado el confinamiento con el teletrabajo forzoso y ahora dejan atrás las vacaciones.

La gran mayoría de empresas han establecido sus protocolos más o menos detallados de seguridad, en los que hay una serie de elementos que se repiten. Es casi unánime, en la veintena larga de empresas y otros organismos contactados, la entrada y salida escalonada del personal, de modo que no se produzcan aglomeraciones de empleados. En los accesos, se han eliminado en general los sistemas que implican el contacto: los activados por huellas digitales, por ejemplo, se han sustituido por aplicaciones móviles u otros métodos. La toma de temperatura a la entrada no es obligatoria pero ha sido adoptada por muchas empresas que, eso sí, obligan a usar la mascarilla en todo momento salvo cuando uno esté quieto frente a su ordenador y no haya ningún compañero a menos de un metro y medio, aunque la mayor parte obligan a llevarla siempre. También han hecho acopio de material higiénico. Correos, por ejemplo, ha repartido 16 millones de guantes, 6,3 millones de mascarillas FFP2, 97.000 litros de gel, 7.600 mamparas y más de 2.000 pantallas faciales a sus empleados. Y se ha reforzado el servicio de limpieza.

Muchas empresas se han visto obligadas a efectuar reformas para asegurar que haya la separación suficiente de seguridad entre puestos, interponiendo en muchos casos mamparas de metacrilato. Otra práctica generalizada es la de restringir las reuniones y, en caso de celebrarse, con reducidos aforos.

No obstante, no todas las compañías tienen los mismos medios. “Las pymes han vuelto de una manera más firme al trabajo presencial ya desde antes del verano, aplicando las medidas de protección imprescindibles, pero de una manera más informal, es decir, con menos manuales y protocolos”, afirma Cristina Hebrero, responsable de People & Change de la consultora KPMG, que asesora a firmas para adaptarse a los nuevos entornos. En cambio, dice, las grandes empresas “ya dejaron preparados sus planes de retorno a la oficina antes del verano” y apostarán por “modelos híbridos de trabajo presencial-remoto”.

Equipos reducidos

Es una de las medidas, por ejemplo, que ha tomado El Corte Inglés en sus oficinas centrales. “Se han diseñado equipos pequeños que se combinan con los que están teletrabajando”, señalan fuentes de la empresa. Pendientes de una actualización de sus protocolos, los que acuden a la sede central han modificado su horario y, a la hora de comer, abandonan la oficina para terminar la jornada en casa. También en BBVA, que cuenta con una gran sede en Madrid, un equipo comenzó, tras el estado de alarma, una prueba de funcionamiento de un modelo híbrido presencial y remoto que debía instaurarse de forma más o menos definitiva a partir del 14 de septiembre, aunque ahora está pendiente de la evolución de la pandemia, por el momento negativa.

De hecho, debido a los rebrotes, Vodafone ha decidido que los empleados que tenían previsto incorporarse a la oficina a principios de septiembre sigan trabajando desde casa hasta nuevo aviso. En el grupo Caixabank, donde trabajan más de 37.400 personas, el retorno a los puestos de trabajo físicos es “por fases y de manera progresiva”, señala un portavoz, y algunas áreas mantienen el teletrabajo hasta finales de septiembre. “La vuelta al trabajo se hará con las medidas de higiene y de seguridad que dicten las administraciones”, indica.

BBVA ha diseñado también un sistema de “identificación temprana de contagios”, a base de turnos de trabajo con los mismos equipos, toma de temperatura a la entrada, cuestionarios de salud y una aplicación móvil para abrir los tornos y otra, similar a la gubernamental Radar Covid, para identificar los contactos estrechos dentro de la empresa. Basada en Bluetooth, el móvil avisa a quien haya estado en contacto prolongado con un positivo, explican fuentes de la entidad. También los empleados del Banco Santander cuentan con una aplicación de trazabilidad de contactos, llamada Mi vuelta, que incluye una encuesta de salud. Además, tras el confinamiento, a los trabajadores que se iban incorporando se les realizaban análisis serológicos y, en caso de que alguno diese positivo en anticuerpos IgM, una PCR. Ahora, los que vuelvan tras las vacaciones deberán someterse a una PCR, explican fuentes del banco, como también hará la operadora MásMóvil. En El Corte Inglés destacan que cuentan en plantilla con un “potente” equipo médico de 230 personas, incluidos 80 facultativos.

El control de accesos es especialmente importante en algunas sedes, como la de KPMG, en la Torre de Cristal, uno de los cuatro rascacielos del paseo de la Castellana de Madrid. Por su enorme vestíbulo pasan y se concentran cientos de personas cada día, por lo que el escalonamiento es esencial. En la consultora mantienen el aforo limitado al 50% y se va a poner a disposición de los empleados “una aplicación de autorreserva de puestos de trabajo”, explican fuentes de la firma.

Pese a que en muchos casos se ha reducido el uso de comedores colectivos, los de la ciudad financiera del Santander en Boadilla del Monte (Madrid) están ya funcionando y esta semana abren también los gimnasios y la guardería para hijos de empleados, con aforos limitados o sistemas de petición de citas para algunas instalaciones deportivas. En Vodafone, se han reforzado los sistemas de renovación de aire e implantado una señalización para mejorar la circulación de las personas. Además, se han restringido los viajes y eventos y se limitan las reuniones presenciales a un máximo de cuatro personas.

Las empresas de telecomunicaciones, que tuvieron que afrontar grandes subidas del tráfico de datos en el confinamiento con el 90% de sus empleados en teletrabajo, intentan volver a la llamada nueva normalidad. Todas ellas han diseñado planes de regreso escalonado a partir de septiembre, pero excluyendo de los mismos al colectivo de empleados especialmente sensibles (mayores o con menores o dependientes a su cargo). En Telefónica, los empleados mantendrán los horarios, pero con turnos estables y controlados. Se trata de un sistema de rotación mixto al 50%, con turnos de una semana de trabajo presencial seguidos de otra semana de teletrabajo. Los turnos, diseñados en función de las necesidades de cada área, no se pueden cambiar.

El teletrabajo se impone

Pero el teletrabajo sí ha irrumpido con fuerza en el mundo de la oficina. Convencidas o forzadas, la mayoría de las empresas han tenido que recurrir al trabajo en remoto y ahora están pendientes de las negociaciones para regularlo a nivel estatal para implantarlo de forma estable. “Afectará a más colectivos y todos ellos tendrán una mayor proporción de teletrabajo respecto de la jornada total, con modelos híbridos que se van a mantener a futuro incluso después de que se supere la crisis sanitaria”, afirma Hebrero, de KPMG. Una encuesta realizada por Impact Hub, una firma que alquila espacios de trabajo compartidos o salas para reuniones y eventos, concluyó que el 80% de las empresas adoptará modelos híbridos de trabajo. En mayor porcentaje en las grandes y menor en las pymes, por cuestiones de productividad o por no estar suficientemente preparadas.

La plataforma Uber permitirá que los 70 empleados de su sede de Madrid trabajen desde casa al menos hasta junio de 2021. Orange, desde el 1 al 30 de septiembre, y ha ampliado de uno a tres días el teletrabajo desde el esquema que tenía hasta el 15 de marzo. MásMóvil también apuesta por un modelo mixto con teletrabajo el lunes, viernes y todas las tardes y presencial el resto de los días hasta las dos de la tarde. Sin embargo, Seat, con 6.000 de sus 15.000 empleados en oficinas, acordó con los sindicatos antes del verano que se acogiese al trabajo a distancia quien quisiese. Por ahora, señala una portavoz de Seat, ninguno de lo ha pedido.

La irrupción del trabajo en remoto, a la espera de la legislación, supone nuevas condiciones. El rent a car Enterprise realizó una consulta a sus empleados sobre sus preferencias. Como resultado, el 65% de los empleados de las oficinas centrales trabajará desde casa a partir del 1 de septiembre. Para estos trabajadores, explica Renzo Roncal, vicepresidente de Rental, “se han realizado las correspondientes novaciones contractuales”, en las que se detallan las nuevas condiciones, incluyendo que la empresa provea al trabajador de los medios necesarios para teletrabajar como ordenadores o sillas.

Las plantillas de las empresas de transportes como las aerolíneas, Renfe o Adif por la propia naturaleza de su actividad están obligadas a realizar trabajo presencial, aunque se han establecido protocolos para el personal administrativo. Así, tanto en Iberia como en Air Europa las tripulaciones salen alternativamente de los expedientes de regulación temporal de empleo (ERTE) en los que están inmersos cuando tienen un vuelo programado. En Iberia, el personal de oficinas, alrededor del 10% de la plantilla, continúa teletrabajando, salvo los altos cargos. Por su parte, Correos ha puesto en marcha unas medidas de fomento del teletrabajo con porcentajes de asistencia presencial entre el 30% y el 50% de los equipos, así como turnos de asistencia rotatoria de uno o dos días a la semana.

El teletrabajo tendrá su reflejo en el mercado inmobiliario de oficina. Íñigo Enrich, consejero director de la consultora CBRE, cree que “no afectará al total de metros cuadrados, sino que unos se cambiarán por otros”, es decir, que espacios antes ocupados por empleados se transformarán en “espacios comunes o puntos de encuentro”, aunque avisa de que se necesitarán menos oficinas por la reducción de plantillas derivada de la crisis. “Empujará la transformación digital, las empresas se decantarán por edificios más sostenibles, con más tecnología y ganará en importancia la calidad del aire o la ventilación”.

También se buscan otras soluciones a la oficina tradicional. En Impact Hub, que alquila salas de reuniones y despachos para el coworking, hay un cambio en la demanda: hasta ahora, el 75% de los clientes eran emprendedores autónomos, y ahora hay más demanda de pymes y de grandes empresas, afirma María Calvo, su directora de desarrollo de negocio.

El Novotel Ibis Styles Madrid City Las Ventas ha comenzado a ofrecer sus terrazas como salas de reuniones o para eventos, además de las tradicionales salas interiores. “Muchos tenemos exteriores desaprovechados y la meteorología de Madrid favorece que se hagan reuniones o jornadas de empresas en el exterior”, dice su director, José María Pedrero, y añade que están estudiando que las suites puedan ser usadas como despachos, algo que la cadena Accor ya hace en el Reino Unido o Latinoamérica.

Los funcionarios, a la espera de una norma única

Los funcionarios de la Administración General del Estado (AGE) no están sujetos a una norma común sobre teletrabajo, a la espera de que se negocie un nuevo Estatuto Básico del Empleado Público con el objetivo de adaptarlo a las necesidades actuales. Mientras se concreta, se rigen por una resolución dictada el pasado mes de junio por el secretario de Estado de Función Pública, que no concreta muchos aspectos, dejándolos en manos de cada departamento.

A grandes rasgos, se establece que la modalidad ordinaria de trabajo será la presencial, pero se podrá dedicar hasta un 20% de la jornada semanal al teletrabajo, salvo para colectivos prioritarios como el personal vulnerable o quien tenga a su cargo menores de hasta 14 años o personas dependientes o con discapacidad, que podrán acogerse al teletrabajo y completar su jornada semanal con un 20% de trabajo presencial.

En la práctica es cada responsable de departamento quien decide los puestos de teletrabajo, los turnos y las necesidades presenciales dependiendo también del ministerio y la zona geográfica donde se presta el servicio.

En Cataluña, la Generalitat fomenta el trabajo a distancia. A principios de agosto, el Govern aprobó un decreto en el que regulaba el teletrabajo para sus funcionarios. 40.000 trabajadores públicos podrán desempeñar sus funciones desde casa dos días a la semana —los que trabajen en el nuevo distrito administrativo de la Zona Franca de Barcelona podrán hacerlo un día más, como contemplaba su plan de teletrabajo, anterior a la pandemia—, y pasarán una evaluación periódica para medir el cumplimiento de sus objetivos. El Govern prevé que esta modalidad de teletrabajo se mantenga también tras la pandemia, ya que entiende que a más flexibilidad laboral, más productividad y ahorro habrá.

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